Ein organisatorisches Must-Do ist definitiv ein fester, wiederkehrender Termin, um Arbeitsprozesse innerhalb eines Teams zu besprechen. Der Begriff „Jour Fixe“ ist in Projektmanagementkreisen bereits ein alter Hase – und das zu Recht. Ob das Meeting einmal im Monat oder wöchentlich stattfindet, hängt vom Bedarf und natürlich von der Teamgröße ab. Sucht man beispielsweise nach einem Termin, um alle 40 Mitarbeitende der Firma auf den gleichen Stand zu bringen, reicht ein größeres Intervall aus. Ein kleineres Team hingegen, welches vielleicht sogar zusammen an einem Projekt arbeitet, kann einmal wöchentlich an einem festen Termin zusammengerufen werden.
Auch bei uns ist das Jour Fix ein fester Bestandteil am Anfang der Woche. Dabei behalten wir die Übersicht mit einer klassischen Kanban-Tafel. Diese ist bei uns ein White Board mit den Spalten „to do“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Die großen Themen werden hier auf Post-It’s vermerkt und dann während des Meetings nach und nach durchgesprochen und auf den neusten Stand gebracht, indem diese in die relevante Spalte verschoben werden. Wahlweise kann man an dieser Stelle noch mit unterschiedlichen Farben arbeiten, um die Aufgaben ein wenig detaillierter zu definieren. So wird dann jede Aufgabe bzw. jedes Post-It nach und nach besprochen, sodass allen Teilnehmenden am Ende des Meetings auf dem gleichen Stand sind.
Da ein Thema von der Kanban-Tafel meist mehrere Arbeitsbereiche und somit Personen anspricht, nutzen wir zusätzlich ein Online-Tool, um unsere Aufgaben zu verwalten. Die von uns gewählte Ansicht ist ebenfalls an die Kanban-Tafel angelehnt und enthält ebenfalls verschiedene Spalten zum Abarbeiten der einzelnen Aufgaben. Jede Person hat hier einen eigenen Account, womit auf dem ersten Blick ersichtlich ist, wer für was zuständig ist und wie der Stand der Aufgabe ist. Zudem ist es möglich anderen Aufgaben zuzuweisen oder als Follower hinzuzufügen, was die Aufgabenverteilung auch dann erleichtert, wenn die betroffene Person zu dem Zeitpunkt gerade nicht anwesend ist.
Das Internet ist voll mit hilfreichen Tipps zur Verbesserung der Projektplanung. An solch einer Stelle ist es sinnvoll, nicht von Anfang an alle Verbesserungsvorschläge einzubinden, sondern die Verbesserung als Prozess zu verstehen. „Nur“ einige Ideen in den Arbeitsablauf integrieren und dann beobachten, welche Auswirkungen diese haben, ist ein guter Weg. Denn die Effekte können auch ausbleiben, positiv sein oder aber auch den Arbeitsprozess stören. Am Ende des Tages kommt es immer darauf an, was am Besten zu der Firma passt, denn durchstrukturierte Abläufe müssen nicht für jede Gruppe oder jede Aufgabe die beste Lösung sein.